Đại dịch Covid-19 ngăn trở những chuyến bay khiến chúng ta khó về thăm nhà. Để nói chuyện với gia đình để biết về tình hình của nhau thì chúng ta có thể gọi điện hoặc nhắn tin qua mạng xã hội, nhưng những lúc muốn gửi quà, đồ dùng về cho gia đình hoặc tài liệu liên quan đến công việc thì chỉ còn cách là sử dụng dịch vụ chuyển phát quốc tế. Chúng ta cùng tìm hiểu cách gửi hàng và tài liệu về Việt Nam nhé. 〈Nguyễn Việt Hà〉

1. Tình hình vận chuyển quốc tế của Nhật Bản

Nếu sinh sống tại Nhật Bản các bạn sẽ nhận thấy khắp mọi nơi trên đất Nhật, từ thành thị đến nông thôn, chỗ nào cũng có bưu điện. Tính đến cuối tháng 7/2021, Nhật Bản có tất cả 23.793 bưu điện, kể cả những địa điểm bưu điện đơn giản, nhận gửi hàng hóa ra nước ngoài.

Bưu điện Nhật Bản, ngoài dịch vụ chuyển phát thư từ, hàng hóa, còn có dịch vụ ngân hàng, bảo hiểm nhân thọ… Dịch vụ bưu điện được nhiều người nước ngoài ở Nhật sử dụng. Về dịch vụ chuyển phát ra nước ngoài ở Nhật Bản thì ngoài Bưu điện ra, còn có dịch vụ của các hãng chuyển phát nhanh đa quốc gia như Fedex hay DHL tuy nhiên sử dụng dịch vụ này chủ yếu là về giấy tờ thương mại cần nhanh và chi phí cũng khá cao. Vì vậy thông thường người ta hay gửi bằng đường chuyển phát qua bưu điện hoặc các hãng vận chuyển khác như Sagawa, Yamato. Trước hết chúng tôi xin giới thiệu về dịch vụ chuyển phát quốc tế của Bưu điện Nhật Bản.

2. Chuyển phát EMS (Chuyển phát nhanh quốc tế)

Đây là dịch vụ chuyển phát quốc tế nhanh nhất tới hơn 120 nước và vùng lãnh thổ trên thế giới với trọng lượng hàng hóa hoặc tài liệu tối đa là 30kg. Với dịch vụ EMS thì chỉ mất khoảng 3-4 ngày là hàng hóa gửi từ Nhật Bản có thể đến các thành phố lớn của Việt Nam và mất khoảng từ 5 ngày tới 1 tuần đối với bưu cục ở các tỉnh khác.

Gửi hàng hóa theo hình thức EMS

✔︎ Cân nặng: Không quá 30kg
✔︎ Kích cỡ: Cạnh dài nhất không quá 150cm, tổng cộng 3 cạnh (dài, rộng, cao) không quá 3 mét

Quy cách đóng gói

Hàng hóa ký gửi qua dịch vụ EMS trọng lượng được tính toán khá sít sao. Bạn có thể chia gói dồ theo khung quy định sát nhất của mức giá để hưởng giá có lợi nhất, nhưng nhớ để chừa lại vài chục gram nhé. Một người bạn tôi khi gửi hàng về Việt Nam, bạn đã căn trọng lượng rất sát. Nhưng sau khi đóng thùng, dán vài vòng băng dính cho chắn chắn, dán nhãn xong thì mức giá nhẩy lên một nấc mới và phải trả thêm tiền.

Gửi tài liệu qua đường EMS

Phong bì chuyên dụng EMS

Vì đặc thù công việc nên tôi rất hay sử dụng dịch vụ của Bưu điện để gửi các giấy tờ sang Việt Nam. Ví dụ muốn gửi tài liệu nặng dưới 500g sang Việt Nam thì giá gửi EMS là 1.400 yên. Nếu gửi qua đường DHL thì phí gửi phải mất 4.000 yên. Gửi tài liệu bằng EMS ta có thể mua phong bì chuyên dụng mất 50 yên hoặc dùng phong bì của mình rồi ra bưu điện khai vào giấy nhãn gửi EMS vào phong bì là xong.

Nhãn gửi EMS

Nhãn gửi EMS (theo trang web của bưu điện)

Tháng 1 năm 2021, tôi mang giấy tờ ra bưu điện gửi EMS và định xin nhãn để điền tại chỗ như mọi lần. Nhưng nhân viên cho biết từ ngày 1/1/2021, thủ tục gửi EMS của Nhật Bản đã có thay đổi.. Tất cả các loại bưu phẩm (hàng hóa giấy tờ) gửi đi một số nước ví dụ như Mỹ phải in nhãn chứ không chấp nhận viết tay như cũ. Đối với các nước khác, nếu viết tay thì khi thông quan sẽ mất nhiều thời gian và thậm chí có trường hợp bị gửi trả lại nữa.

Cách ghi nhãn EMS

Vì không biết việc này nên hôm trước, bạn tôi có tới bưu điện để gửi tài liệu về Việt Nam. Nhưng tới nơi thì nhân viên bưu điện cho biết “Hiện nay gửi EMS đi Việt Nam và các nước khác chúng tôi đã áp dụng hình thức truy vết điện tử nên phiền chị hãy thực hiện việc điền vào nhãn gửi qua điện thoại thông minh hoặc máy tính”. Bạn tôi đành ngồi ở bưu điện tải ứng dụng xuống điện thoại rồi bắt đầu điền nhãn trên điện thoại rồi sau đó thông qua một máy in chuyên dụng đặt ngay tại chỗ, in nhãn ra. Bạn kể “Loay hoay mãi mới làm xong. Mệt ghê. Nhưng sau đó làm vài lần thì cũng quen rồi”.

Để ghi nhãn trên máy tính hoặc điện thoại thông minh, chúng ta cần tải ứng dụng trên trang web “国際郵便マイページサービス” (Trang cá nhân Dịch vụ Bưu chính Quốc tế). Thông qua ứng dụng này, ta có thể tự điền nhãn hoặc các loại giấy tờ khác, sau đó tự in ra dán vào thùng hàng hoặc bì thư. Những thông tin về người gửi hoặc người nhận được lưu lại trên máy tính nên từ lần gửi sau sẽ khá tiện lợi.

Trang để đăng nhập “Trang cá nhân Dịch vụ Bưu chính Quốc tế”

Gần đây bưu điện Nhật Bản còn có dịch vụ COOL EMS chuyển phát đồ cần gửi lạnh. Tuy nhiên do ảnh hưởng của dịch Covid19 mà hiện nay Bưu điện đang dừng dịch vụ này.

3. Chuyển phát hàng không quốc tế ePacket

Chuyển phát “ePacket Quốc tế”

Cũng tương tự như EMS, đây là dịch vụ gửi hàng bằng đường hàng không nhưng giới hạn với hàng hóa nặng 2kg, với tổng 3 cạnh không quá 90cm. Hình thức này rẻ hơn EMS. Đối với các mặt hàng như thực phẩm khô, quần áo hoặc những mặt hàng tương đối nhẹ thì đây là dịch vụ khá tiện lợi. Dịch vụ này có 2 hình thức: “ePacket Quốc tế” và “ePacket Quốc tế light”. Tương tự như EMS, với dịch vụ này, chúng ta có thể làm trước nhãn tại nhà thông qua ứng dụng “Trang cá nhân Dịch vụ Bưu chính Quốc tế”.

Gửi theo hình thức “ePacket Quốc tế” từ Nhật về Việt Nam, với trọng lượng 2kg thì phí gửi là 2.400 yên, 1kg là 1.500 yên. Trung bình gửi từ Tokyo về Việt Nam mất 8 ngày (tính đến tháng 8/2021). Đối với 1 số nước, dịch vụ này cũng áp dụng hình thức truy vết và có bảo hiểm với mức đền bù tối đa là 6.000 yên.

Bảng giá gửi hàng ePacket Quốc tế

Chuyển phát đường Hàng không giá rẻ ( SAL)

Đây là hình thức chuyển phát được coi giống như dịch vụ gửi tàu biển, kể cả khi vận chuyển trong Nhật Bản và vận chuyển trong nước nhận. Cả hai nước gửi và nhận đều chờ các chỗ trống trên máy bay để gửi hàng, nên phí gửi thấp hơn, thời gian chuyển phát chậm hơn gửi đường hàng không nhưng nhanh hơn đường tàu biển. Nếu gửi nhiều thùng hàng một lúc sẽ được giảm giá (từ 10 thùng trở lên giảm 10%, 50 thùng trở nên giảm 20%) . Ngoài ra, dịch vụ “ePacket Quốc tế nhẹ” được gửi theo hình thức SAL này nên cũng rẻ hơn “ePacket Quốc tế” một chút. Tuy nhiên tính tới thời điểm 8/2021 thì Việt Nam chưa được áp dụng dịch vụ này.

4. Những điểm cần lưu ý khi gửi đường hàng không

Ảnh: Hóa đơn gửi hàng (Theo trang web của Bưu điện Nhật Bản)

Hóa đơn

Khi gửi hàng hóa chuyển phát quốc tế tại bưu điện cần phải kèm hóa đơn để trình hải quan.

Hướng dẫn cách ghi hóa đơn

Tải mẫu hóa đơn

Những hàng hóa không được gửi theo đường hàng không

Có những mặt hàng không được phép gửi theo đường hàng không. Một người bạn khác có kể tôi chuyện bạn thường gửi thực phẩm chức năng và các mặt hàng thường dụng khác cho cha mẹ ở Việt Nam. Một lần, bạn mang một gói hàng 20kg trong đó có thuốc nhuộm tóc đi bưu điện gửi. Sau khi đưa hóa đơn thì nhân viên bưu điện cho biết “Thuốc nhuộm tóc không gửi được qua đường hàng không”. Bạn đành mở thùng hàng ra, để lại mấy hộp thuốc nhuộm tóc rồi đóng lại.

Sau đây là vài mặt hàng không được gửi qua đường hàng không.

• Thịt sống, đồ đông lạnh
• Vật cháy, nổ, pháo hoa, thiết bị báo động, pin
• Chất cồn dễ bắt cháy, các loại dung dịch dễ bắt cháy hoặc các loại hàng dễ bắt cháy khác. Nước hoa, kem chống năng hoặc các loại mỹ phẩm có thành phần cồn trên 25%
• Đất hiếm, đá quý, cổ phiếu hoặc những mặt hàng có giá trị cao
• Các thiết bị điện tử có gắn pin lithium (điện thoại thông minh, máy ảnh kỹ thuật số, máy quay video, máy tính note, máy chơi game.v.v)
• Bình xịt các loại

5. Đường biển

Đây là hình thức có lẽ học sinh sinh viên khi về nước hoặc gia đình chuyển nhà rất hay sử dụng vì giá cả rẻ. Đồ có thể đóng thành từng thùng dưới 30kg. Nếu trọng lượng 2kg thì chi phí chỉ là 1.600 yên. Tuy nhiên vì giá cước rẻ nên mất thời gian 1-3 tháng mới tới (Tùy nơi gửi mà thời gian chuyển phát có thể dao động).

Khi bạn tôi về nước sau khi học tập tại Nhật, có những thùng đồ gửi bằng đường biển thường 2 tháng sau mới tới tay bạn tại Việt Nam. Đối với sách, gửi đường biển được thêm giảm giá. Đồ gửi bằng đường biển bạn lưu ý phải đóng kĩ chống móp méo đồ đạc, đóng đồ gửi nên bao gói chống thấm nước.

6. So sánh cước phí gửi

Chúng tôi đã làm thử đăng ký gửi đồ trên mạng để tìm hiểu cước phí của từng hình thức chuyển phát. Đây là số liệu tính đến tháng 8/2021 nên có thể có ảnh hưởng của đại dịch vi-rút corona. Ngoài ra, tùy nơi gửi mà số liệu cũng có thể khác nhau.

◆ Trường hợp gói hàng nặng 10kg

◆ Trọng lượng 2kg, gửi từ Tokyo

Trang tính thử cước phí, thời gian chuyển phát ra nước ngoài (Bưu điện Nhật Bản)

7. Các công ty chuyển phát tư nhân

Thông thường các bưu kiện hàng hóa gửi về cho gia đình, hàng không có giá trị quá cao, một số bạn Việt Nam cũng lựa chọn các hẵng vận chuyển do người Việt Nam làm chủ, nói được tiếng Việt, có dịch vụ đóng hộ hàng và giá cả khá hợp lý là 1000 Yên/ 1 kg. Một số các công ty Logistic có dịch vụ gửi đồ chuyên về Việt nam như sau:

Công ty vận chuyển Hanabee (tiếng Việt, tiếng Nhật và tiếng Anh)

GETSS

Ngoài ra, dịch vụ gửi đồ của một số hãng như Yamato, Sagawa hay Nittsu cũng được người Nhật sử dụng với các dịch vụ gửi đồ cao cấp hay chuyển nhà từ nước này qua nước khác. Các hãng này có dịch vụ trọn gói đóng bọc đồ, gửi hàng hóa ngoại cỡ, hay gửi những hàng hóa đặc biệt như tranh, đồ dễ vỡ… Tuy nhiên giá cả của những hẵng này đắt hơn bưu điện, nếu có nhu cầu các bạn có thể tra cứu thêm qua website của các hãng nhé.

Dịch vụ Chuyển phát Quốc tế Sagawa
※ Chú ý có nhiều công ty đặt tên gần giống!

Dịch vụ Chuyển phát Quốc tế Yamato

Dịch vụ Chuyển phát Quốc tế Nittsu

Hy vọng các bạn có thể tận dụng tốt các dịch vụ gửi hàng ở Nhật Bản phù hợp với nhu cầu của mình.